Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens

Hoe wij omgaan met de gegevens van sollicitanten, uitzendkrachten/payroll-werknemers, stagiaires en werknemers

Wij verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, omdat dit nodig is om:

  1. de sollicitatieprocedure te doorlopen; en/of
  2. een (eventuele) arbeidsovereenkomst, stageovereenkomst of uitzendovereenkomst te sluiten en uit te voeren.

Daarnaast hebben wij bepaalde persoonsgegevens nodig:

  1. voor de nakoming en uitvoering van bepalingen uit de voor ons geldende cao; en
  2. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld rond de vaststelling en afdracht van belastingen en premies.

Omdat deze gegevens noodzakelijk zijn, bent u verplicht om de benodigde persoonsgegevens te verstrekken. Als u geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, kunnen wij mogelijk:

  1. de sollicitatieprocedure niet (goed) met u doorlopen;
  2. geen overeenkomst met u sluiten of uitvoeren; en/of
  3. niet voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Werknemers, payroll-werknemers en stagiaires

Bent u (payroll-)werknemer of stagiair, dan gebruiken wij uw persoonsgegevens voor het opstellen, uitvoeren en beëindigen van de arbeids- of stageovereenkomst (of arbeidsrelatie). Hieronder valt onder meer:

  1. het verwerken van personeelszaken (personeelsadministratie);
  2. het vaststellen en uitbetalen van salaris, vergoedingen en andere geldbedragen;
  3. het vaststellen en afdragen van belastingen, premies en andere fiscale verplichtingen die op u van toepassing zijn.

Sollicitanten

Bent u sollicitant, dan gebruiken wij uw persoonsgegevens om:

  1. met u te communiceren over het verloop van de sollicitatieprocedure;
  2. uw geschiktheid te beoordelen voor een functie die vacant is of (mogelijk) vacant komt;
  3. eventuele door u gemaakte onkosten af te handelen.

Uitzendkrachten

Bent u uitzendkracht, dan gebruiken wij de persoonsgegevens die wij via het uitzendbureau ontvangen om:

  1. uw geschiktheid te beoordelen voor een functie die vacant is of (mogelijk) vacant komt; en
  2. de uitzendovereenkomst uit te voeren.

Doorgifte aan derden

Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens delen met andere partijen. Dat kunnen overheidsorganen zijn, maar ook partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, of partijen aan wie wij verplicht zijn gegevens te verstrekken in verband met de (uitvoering van de) arbeidsovereenkomst.

Wij kunnen gegevens delen met onder meer:

  1. de Belastingdienst;
  2. het UWV;
  3. onze arbodienst/bedrijfsarts;
  4. de Inspectie SZW (Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid);
  5. het Pensioenfonds Metaal en Techniek;
  6. de Metaalunie;
  7. de verzuimverzekeraar;
  8. onze accountant/boekhouder/salarisadministrateur;
  9. NV Schadeverzekering;
  10. de verzekeringsmaatschappij.

Waarom delen wij gegevens?

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen als daarvoor een grondslag is, bijvoorbeeld omdat:

  1. wij dit wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld richting de Belastingdienst, het UWV, de arbodienst/bedrijfsarts, het (verplicht gestelde) pensioenfonds en de Inspectie SZW);
  2. het nodig is voor de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst (bijvoorbeeld richting een leasemaatschappij);
  3. wij een gerechtvaardigd belang hebben, zoals bij verstrekking aan de verzuimverzekeraar (zodat wij aanspraak kunnen maken op een verzekeringsuitkering);
  4. wij werkzaamheden uitbesteden aan partijen die ons ondersteunen, zoals onze accountant/boekhouder/salarisadministrateur. Dit doen wij vanwege onder meer hun kennis en expertise. Voor het uitvoeren van hun werkzaamheden hebben zij uw persoonsgegevens nodig.

Daarnaast maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze personeels- en loonadministratie, waar uw persoonsgegevens onderdeel van uitmaken. Om die reden kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan onze serverprovider. Ook gebruiken wij externe opslag voor e-mail en andere bestanden. Wij hebben hierbij een gerechtvaardigd belang, omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en verwerken en uitbesteding daarvan voordelen biedt.

Bewaarperiode persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is.

  1. Sollicitatiegegevens: wij verwijderen deze uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure, tenzij u toestemming geeft om uw gegevens maximaal 1 jaar te bewaren.
  2. Salarisadministratie (fiscaal relevant): deze gegevens bewaren wij 7 jaar nadat u uit dienst bent gegaan (wettelijke verplichting).
  3. Loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijs: deze bewaren wij 5 jaar na het einde van het dienstverband (wettelijke verplichting).
  4. Overige gegevens uit personeels- of loonadministratie: bewaartermijn is uiterlijk 2 jaar na het einde van het dienstverband, tenzij gegevens langer nodig zijn vanwege een wettelijke bewaarplicht of bij een arbeidsconflict of juridische procedure.

Onder “overige gegevens” vallen bijvoorbeeld: arbeidsovereenkomsten, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Uw rechten

U heeft het recht om:

  1. uw persoonsgegevens in te zien;
  2. uw gegevens te laten aanvullen of corrigeren als ze onjuist of onvolledig zijn;
  3. uw persoonsgegevens te laten wissen of het gebruik ervan te beperken;
  4. bezwaar te maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens;
  5. een klacht in te dienen bij de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens;
  6. uw persoonsgegevens te ontvangen of deze te laten overdragen aan een andere partij (dataportabiliteit).

Deze rechten gelden niet in alle situaties. Als wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig hebben om aan een wettelijke verplichting te voldoen, kunt u niet altijd bezwaar maken of wissing verzoeken.

Wilt u gebruikmaken van uw rechten of heeft u vragen? Neem dan contact op met:
Adesys B.V.
Molenweer 4, 2291 NR Wateringen
T +31 174 794022
E: info@adesys.nl